Panduan Costing IT Services — Dari Perhitungan Cost sampai Surat Penawaran

i Konsep Dasar yang Wajib Dipahami

Tiga hal ini jadi fondasi semua perhitungan di bawah.

BoQ vs Surat Penawaran

BoQ / Price Breakdown = lampiran rincian: komponen apa saja yang ditawarkan, kuantitas, dan harganya. Surat Penawaran = surat resmi berisi nilai total penawaran, masa berlaku, dan pernyataan kesanggupan. Surat penawaran adalah "wajahnya", BoQ adalah "perhitungan di baliknya".

Fully Loaded Cost (FLC)

Biaya riil per SDM, bukan cuma gaji pokok. Mencakup gaji, tunjangan, THR, BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan, lembur, cuti, dan seragam/alat. Sebagai patokan cepat: FLC ≈ gaji pokok × 1,4–1,7. Salah di angka ini = margin bocor.

Markup vs Margin — jangan tertukar

Metode Markup (naikkan dari cost)

Harga Jual = Cost × (1 + markup%) Cost 100 jt, markup 20% → 120 jt

Metode Margin (target laba dari harga jual)

Harga Jual = Cost ÷ (1 − margin%) Cost 100 jt, margin 20% → 125 jt

Perhatikan: markup 20% ≠ margin 20%. Untuk mendapat laba kotor 20% dari nilai kontrak, gunakan rumus margin (bagi), bukan markup (kali).

ii Alur Universal (berlaku untuk semua lini)

Apa pun jenis layanannya, urutan besarnya selalu sama — yang berubah hanya isi "komponen biaya".

1· Cakupan & SLA/Spesifikasi→ 2· Identifikasi komponen biaya→ 3· Hitung HPP / cost→ 4· Overhead→ 5· Margin + risiko + eskalasi→ 6· Susun BoQ→ 7· Pajak (PPN/PPh)→ 8· Surat Penawaran

Tiap lini di bawah punya model bisnis (recurring, project, trading, atau hybrid) yang menentukan cara komponen biayanya dihitung. Model inilah yang paling menentukan pola kalkulasi.

1 IT Managed Service layanan dikelola berbasis SLA

Recurring · Resource-based

Klien membayar biaya bulanan agar layanan/infrastruktur dikelola sesuai target SLA. Yang dijual adalah outcome + ketersediaan, bukan sekadar jumlah orang.

Urutan menghitung cost

Definisikan SOW & SLAObjek yang dikelola (server, jaringan, endpoint), jam layanan (8×5 / 24×7), target SLA (response & resolution time, uptime), lokasi, durasi kontrak.
Susun struktur tim (resource plan)Level & jumlah: L1 helpdesk, L2 engineer, L3 specialist, team lead/coordinator. Untuk 24×7 hitung shift + pengganti cuti/sakit, sehingga headcount riil > jumlah kursi.
Hitung Fully Loaded Cost per SDMGaji + tunjangan + THR + BPJS + lembur + cadangan cuti + alat kerja.
Tambahkan tools & lisensiMonitoring tool, ticketing/helpdesk system, remote access, antivirus, VPN — per bulan.
Overhead & manajemenSupervisi, koordinasi, rekrutmen, training, administrasi — biasanya 10–20% dari biaya SDM.
Margin, risiko, eskalasi tahunanUntuk kontrak multi-tahun tambahkan kenaikan UMR/gaji per tahun agar tahun ke-2 & ke-3 tidak tergerus.
Susun BoQ per bulan & per tahun, lalu tambahkan PPN.

Rumus inti

Cost/bulan = Σ(jumlah SDM × FLC) + Σ(tools & lisensi/bulan) + Overhead Harga jual/bulan = Cost/bulan ÷ (1 − margin%) Nilai kontrak = Harga jual/bulan × jumlah bulan kontrak

Contoh ilustrasi — Managed Service 8×5, kontrak 12 bulan

Komponen	Qty	FLC / bln	Subtotal / bln
L1 Helpdesk	3	9.000.000	27.000.000
L2 Engineer	2	14.000.000	28.000.000
Team Lead	1	20.000.000	20.000.000
Tools & lisensi (monitoring, ticketing)	—	—	5.000.000
Overhead & manajemen (15% dari SDM)	—	—	11.250.000
Cost / bulan			91.250.000
Harga jual/bln (margin 20% → ÷0,8)			114.062.500
Nilai kontrak 12 bln (sebelum PPN)			1.368.750.000

Tips: Pisahkan "biaya jam kerja normal" dari "biaya on-site kunjungan" dan "eskalasi 24×7" sebagai item terpisah di BoQ. Ini memudahkan negosiasi bila klien menurunkan scope.

2 Outsourcing (Penyediaan Tenaga) supply headcount + management fee

Recurring · Headcount-based

Klien membutuhkan tenaga (mis. technical support, operator, admin IT). Kamu menyediakan SDM dan menagih biaya ketenagakerjaan + management fee. Bedanya dengan managed service: di sini yang dijual adalah orang, bukan SLA outcome.

Urutan menghitung cost

Tentukan posisi, jumlah, & kualifikasiBerapa orang per posisi, lokasi penempatan (menentukan UMK/UMP), skill minimum.
Susun komponen ketenagakerjaan yang compliantGaji ≥ UMK setempat, tunjangan, THR (1×/tahun → dibagi 12), BPJS Kesehatan (4% employer) + Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT, JP ≈ 6,24–11%), lembur, cuti, seragam/APD.
Tambahkan biaya pengelolaanRekrutmen, penggajian/payroll, koordinator lapangan, pengganti (backup) saat resign/cuti.
Tetapkan management feeBiasanya 7–12% dari total biaya tenaga — ini "harga" jasa penyaluranmu.
Susun BoQ per posisi/bulan, lalu PPN. Ingat: PPN dikenakan atas seluruh tagihan (labor + fee), bukan hanya fee.

Rumus inti

Biaya tenaga/orang/bln = Gaji + Tunjangan + THR/12 + BPJS + Cadangan Harga tagih/orang/bln = Biaya tenaga × (1 + management fee%)

Contoh ilustrasi — 10 Technical Support, fee 10%

Komponen (per orang / bln)	Nilai
Gaji pokok (≥ UMK)	5.000.000
Tunjangan (transport, makan)	1.000.000
THR (5jt ÷ 12)	417.000
BPJS Kes + Ketenagakerjaan (± 10,7%)	642.000
Cadangan cuti/pengganti (± 5%)	250.000
Biaya tenaga / orang	7.309.000
Management fee 10%	731.000
Harga tagih / orang / bln	8.040.000
10 orang / bln (sebelum PPN)	80.400.000

Wajib: Pastikan komponen upah memenuhi UMK/UMP & regulasi ketenagakerjaan (PP 35/2021 dsb). Menawar di bawah biaya compliant = risiko hukum dan margin negatif tersembunyi.

3 Seat Management harga per-seat all-in

Hybrid · Per-seat (device + service)

Satu "seat" = paket lengkap per pengguna: perangkat + OS + aplikasi + antivirus + support + garansi + siklus refresh. Ditagih per seat per bulan. Kunci costing-nya adalah amortisasi hardware ke seluruh masa kontrak.

Urutan menghitung cost

Definisikan isi 1 seatContoh: laptop + Windows + Office 365 + antivirus + support L1/L2 + garansi + refresh di akhir kontrak.
Amortisasi hardwareHarga perangkat dibagi jumlah bulan kontrak → biaya hardware per bulan per seat.
Tambahkan lisensi software/bulanOffice 365, antivirus, dan lisensi lain yang memang bersifat langganan.
Alokasikan biaya supportTotal biaya tim support (seperti managed service) dibagi jumlah seat.
Tambahkan maintenance, sparepart, & asuransi/refreshCadangan penggantian unit rusak.
Margin → harga per seat/bulan, kalikan jumlah seat & bulan, tambah PPN.

Rumus inti

Cost/seat/bln = (Harga HW ÷ bulan kontrak) + Lisensi/bln + Support/seat/bln + Maintenance/bln Harga/seat/bln = Cost/seat/bln ÷ (1 − margin%)

Contoh ilustrasi — 100 seat, kontrak 36 bulan

Komponen (per seat / bln)	Nilai
Laptop Rp 12jt ÷ 36 bln (amortisasi)	333.000
Office 365 + antivirus (langganan)	150.000
Support (tim dibagi 100 seat)	120.000
Maintenance & cadangan unit	50.000
Cost / seat / bln	653.000
Harga/seat/bln (margin 22% → ÷0,78)	837.000
100 seat × 36 bln (sebelum PPN)	3.013.200.000

Tips: Perhitungkan arus kas — kamu membeli hardware di depan tapi menagih dicicil per bulan. Masukkan biaya modal (cost of fund) ke dalam maintenance/margin bila kontrak panjang.

4 Preventive & Corrective Maintenance kontrak pemeliharaan

Recurring · Effort + sparepart

Kontrak pemeliharaan aset: Preventive (PM) = kunjungan terjadwal untuk mencegah kerusakan; Corrective (CM) = perbaikan saat terjadi gangguan sesuai SLA. Biasanya kontrak tahunan.

Urutan menghitung cost

Inventarisasi aset yang dipeliharaJenis, jumlah, usia, lokasi (server, AC precision, UPS, CCTV, perangkat jaringan, dll).
Tetapkan frekuensi PM & effortBerapa kali/tahun (bulanan/kuartalan) × man-hours per kunjungan × tarif teknisi.
Estimasi CM & sparepartModel pool sparepart (estimasi cadangan) atau time & material (terpisah). Pertimbangkan MTBF/riwayat kerusakan.
Biaya SLA & standbyJika SLA response cepat / 24×7, ada biaya teknisi siaga.
Travel & logistikTerutama untuk lokasi luar kota / multi-site.
Overhead + margin, susun BoQ tahunan, tambah PPN.

Rumus inti

Cost PM/thn = Σ(jumlah kunjungan × man-hours × tarif) Cost CM/thn = Pool sparepart estimasi + standby + travel Harga/thn = (Cost PM + Cost CM + Overhead) ÷ (1 − margin%)

Contoh ilustrasi — pemeliharaan ruang server, kontrak 1 tahun

Komponen	Perhitungan	Nilai / thn
PM terjadwal	4 kunjungan × 16 jam × 250rb	16.000.000
Pool sparepart (estimasi)	—	30.000.000
Teknisi standby (SLA 4 jam)	—	18.000.000
Travel & logistik	—	6.000.000
Overhead (10%)	—	7.000.000
Total cost / tahun		77.000.000
Harga (margin 25% → ÷0,75), sebelum PPN		102.667.000

Perhatikan: Perjelas di kontrak apakah sparepart termasuk (inclusive) atau terpisah (T&M). Ini sumber sengketa paling umum di kontrak maintenance. Tuliskan batas nilai/qty yang tercakup.

5 Pengadaan Peralatan & Perlengkapan IT trading / jual barang

Trading · Margin dagang

Menjual perangkat (PC, server, jaringan, periferal). Costing berbasis Harga Pokok Pembelian (HPP) dari principal/distributor + biaya pendukung + margin dagang.

Urutan menghitung cost

Susun BoM / spesifikasi barangMerek, tipe, spesifikasi, kuantitas, garansi yang diminta.
Ambil harga dari principal/distributor (HPP)Minta quotation resmi + validitas harga (kurs, stok). Untuk barang impor, hitung bea masuk, PPN impor, kurs.
Tambahkan biaya pendukungPengiriman, instalasi & konfigurasi, garansi/support tambahan, asuransi.
Tetapkan margin dagangUmumnya lebih tipis dari jasa (5–20% tergantung volume & kompetisi tender).
Susun BoQ per item, tambah PPN. Untuk tender pemerintah, cek acuan e-Katalog/SIPLah.

Rumus inti

HPP total/item = Harga beli + logistik + instalasi (dialokasikan) Harga jual/item = HPP × (1 + margin dagang%)

Contoh ilustrasi — pengadaan 50 unit PC

Item	Qty	HPP satuan	Jual satuan (+15%)	Subtotal jual
PC Desktop i5/16GB/512	50	8.000.000	9.200.000	460.000.000
Instalasi & imaging	50	150.000	172.500	8.625.000
Pengiriman	1	5.000.000	5.750.000	5.750.000
Total sebelum PPN				474.375.000

Tips: Kunci margin trading ada di harga beli. Kunci validitas harga & kurs dari principal sebelum submit, dan cantumkan masa berlaku penawaran (mis. 14–30 hari) untuk melindungi dari fluktuasi harga.

6 Pengadaan Aplikasi Custom (HRIS, FSM, ERP) proyek development

Project · Effort-based (man-days)

Membangun software sesuai kebutuhan. Costing berbasis estimasi effort (man-days) per peran, dikali tarif harian, plus infrastruktur, lisensi pihak ketiga, dan cadangan risiko.

Urutan menghitung cost

Requirement & scopeModul & fitur (mis. HRIS: absensi, payroll, cuti, PPh21, ESS). Sepakati batas scope untuk cegah scope creep.
Breakdown & estimasi effortPer peran: Business Analyst, UI/UX, Backend, Frontend/Mobile, QA, DevOps, Project Manager — dalam man-days.
Tarif per peran/hariKalikan man-days × daily rate tiap peran.
Infra & lisensiServer/cloud, database, lisensi pihak ketiga (payment gateway, maps, SMS/WA API), tools.
Testing, deployment, training, dokumentasiJangan lupa UAT, migrasi data, dan pelatihan user.
Masa garansi/maintenanceWarranty (mis. 3 bln bug-fix gratis) + opsi AMC (Annual Maintenance Contract) sebagai recurring terpisah.
Contingency 15–25% + margin, susun BoQ, tambah PPN.

Rumus inti

Dev cost = Σ(man-days per peran × daily rate) Project cost = Dev cost + Infra + Lisensi + PM + Contingency Harga = Project cost ÷ (1 − margin%) · AMC/thn ≈ 15–20% nilai proyek

Contoh ilustrasi — HRIS 5 modul

Peran	Man-days	Rate/hari	Subtotal
Business Analyst	15	1.500.000	22.500.000
UI/UX Designer	12	1.400.000	16.800.000
Backend Dev	45	1.600.000	72.000.000
Frontend Dev	35	1.500.000	52.500.000
QA	18	1.200.000	21.600.000
Project Manager	20	1.800.000	36.000.000
Dev cost	145		221.400.000
Infra + lisensi pihak ketiga			25.000.000
Contingency 20%			49.280.000
Project cost			295.680.000
Harga (margin 25% → ÷0,75), sebelum PPN			394.240.000

Perhatikan: Risiko terbesar proyek software adalah scope creep & estimasi terlalu optimis. Kunci scope di BoQ (fitur A–E termasuk; di luar itu = change request berbayar) dan tahan contingency yang wajar.

7 Pengadaan Queuing Machine solusi turnkey (hardware + software)

Hybrid · Solution / turnkey

Solusi sistem antrean: gabungan hardware (kiosk tiket, printer, layar display, controller) + software (aplikasi antrean) + instalasi + training + maintenance. Costing menggabungkan pola trading (hardware) dan project/recurring (software & support).

Urutan menghitung cost

Definisikan konfigurasi solusiJumlah kiosk/ticket dispenser, counter display, main display (TV), sound system, jumlah loket, integrasi (CRM/core system).
BoM hardware (HPP)Kiosk, thermal printer, LED/LCD display, controller, PC/mini-PC server, kabel & jaringan.
SoftwareLisensi aplikasi queuing (jika produk) atau biaya development/kustomisasi (jika custom) + integrasi.
Instalasi & komisioningPemasangan fisik, setup jaringan, konfigurasi alur antrean, uji coba.
Training & dokumentasi, lalu warranty + maintenance tahunan (recurring).
Margin + PPN, susun BoQ per item (hardware, software, jasa, maintenance).

Rumus inti

Cost solusi = HW (HPP) + Software/lisensi + Instalasi + Training Harga jual = Cost ÷ (1 − margin%) · Maintenance/thn = item recurring terpisah

Contoh ilustrasi — 1 lokasi, 4 loket

Item	Qty	HPP/cost	Subtotal
Kiosk ticket dispenser + printer	1	18.000.000	18.000.000
Counter display (per loket)	4	1.500.000	6.000.000
Main display 43" + controller	1	9.000.000	9.000.000
Server/mini-PC + software queuing	1	25.000.000	25.000.000
Instalasi, jaringan, komisioning, training	1	12.000.000	12.000.000
Total cost			70.000.000
Harga (margin 22% → ÷0,78), sebelum PPN			89.744.000
+ Maintenance/thn (recurring, opsional)			± 15% nilai HW

Tips: Pisahkan penawaran jadi CAPEX (beli sistem sekali) dan OPEX (maintenance/lisensi tahunan). Banyak klien menilai total cost of ownership, bukan cuma harga awal — dan maintenance recurring adalah sumber pendapatan berulang yang bagus.

8 Kerangka untuk Lini Layanan Lain (dll)

Untuk lini baru apa pun, klasifikasikan dulu model bisnisnya — pola costing langsung mengikuti.

Model	Ciri	Dasar costing	Contoh lini
Recurring	Layanan berulang bulanan/tahunan berbasis SDM/effort	Fully Loaded Cost SDM + tools + overhead, ÷ margin	Managed service, outsourcing, PM/CM, NOC/SOC, helpdesk
Project	Sekali jadi, deliverable spesifik	Σ man-days × rate + infra + contingency	Aplikasi custom, migrasi sistem, implementasi jaringan, instalasi CCTV
Trading	Jual barang	HPP + logistik + margin dagang	Pengadaan hardware, lisensi software, perlengkapan IT
Hybrid	Barang + jasa + software + recurring	Gabungan trading + project + recurring per komponen	Seat management, queuing machine, digital signage, solusi turnkey

Cara pakai: Tentukan model → pakai rumus inti model tersebut → tambah overhead, margin, risiko → susun BoQ → tambah pajak → masukkan ke surat penawaran. Selalu sama polanya.

iii Referensi Margin & Pajak (Indonesia, 2026)

PPN — Pajak Pertambahan Nilai

11% untuk barang & jasa umum — termasuk seluruh jasa IT dan pengadaan di panduan ini (tarif tetap berlaku di 2026).
12% hanya untuk barang mewah tertentu — tidak relevan untuk layanan IT pada umumnya.
Umumnya penawaran ditulis "belum termasuk PPN", lalu PPN ditambahkan di atas nilai penawaran.

PPh — dipotong pemberi kerja

PPh Pasal 23 = 2% atas jasa (dipotong klien dari nilai jasa, bukan menambah tagihan). Tanpa NPWP jadi 4%.
Untuk pengadaan barang murni biasanya tidak kena PPh 23 (kecuali ada komponen jasa).
Ini mengurangi uang yang kamu terima, jadi perhitungkan di arus kas — bukan komponen yang kamu tambahkan ke harga.

Penting: Angka tarif di atas adalah acuan umum per Agustus 2026; ketentuan teknis (objek, pengecualian, PPh final tertentu) bisa berbeda per kasus. Untuk nilai kontrak besar/tender, konfirmaslikan ke konsultan pajak atau tim finance sebelum submit.

Patokan margin (indikatif)

Jenis	Margin tipikal	Catatan
Jasa berbasis SDM (managed, PM/CM)	15–30%	Margin lebih tinggi karena nilai tambah & risiko SLA
Outsourcing (management fee)	7–12%	Fee di atas biaya tenaga compliant
Proyek development	20–35%	Termasuk buffer risiko estimasi
Trading hardware	5–20%	Tergantung volume & kompetisi tender
Solusi hybrid	15–25%	Blended dari komponen barang & jasa

iv Checklist Sebelum Submit Surat Penawaran

Kelengkapan cost

FLC sudah pakai biaya riil (bukan gaji pokok saja)?
Sudah hitung pengganti/backup untuk cuti & shift?
Tools, lisensi, dan langganan sudah masuk?
Overhead & biaya manajemen sudah dialokasikan?
Eskalasi gaji/UMR untuk kontrak multi-tahun?
Contingency/risiko untuk proyek & sparepart?

Kelengkapan penawaran

BoQ rinci per item sebagai lampiran?
Margin dihitung dengan rumus yang benar (÷, bukan ×)?
PPN dinyatakan jelas (termasuk / belum termasuk)?
Masa berlaku penawaran dicantumkan?
Asumsi & batas scope ditulis (cegah scope creep)?
Syarat pembayaran (termin) & validitas harga/kurs?