📖 Panduan Pengguna SPD Pro

🚀1. Memulai

Login, lupa password, dan instalasi di HP

Login

1. Buka aplikasi SPD Pro melalui browser (alamat diberikan oleh Admin).
2. Masukkan Username dan Password yang diberikan Admin.
3. Centang "Ingat Saya" jika menggunakan perangkat pribadi, lalu klik MASUK.

Lupa Password

1. Klik "Lupa Password?" di halaman login.
2. Masukkan email terdaftar Anda — sistem mengirim link reset ke email tersebut.
3. Buka link dari email, lalu buat password baru.

Ganti Password

Setelah login, klik nama Anda / menu profil dan pilih Ganti Password. Disarankan mengganti password bawaan saat pertama kali login.

Install di HP (seperti aplikasi)

Buka aplikasi di browser HP → menu browser → "Tambahkan ke Layar Utama" (Add to Home Screen). Aplikasi akan tampil seperti aplikasi biasa tanpa address bar.

👥2. Peran & Hak Akses

Menu dan tombol yang tampil menyesuaikan peran (role) Anda

✈️3. Pengajuan Dana Perjalanan Dinas (SPD)

Menu: Form Pengajuan — untuk cash advance perjalanan dinas. Nomor otomatis: SPD-YYMM-XXXX

1. Buka menu Form Pengajuan. Data diri (nama, NIP, jabatan, departemen) terisi otomatis.
2. Pilih Customer dan Project — Cost Center project terisi otomatis.
3. Isi detail perjalanan: kota tujuan, provinsi, transportasi, tanggal berangkat/kembali (durasi terhitung otomatis), dan keperluan.
4. Isi rincian biaya: transportasi, akomodasi/hotel, uang harian, dan biaya lainnya. Subtotal & total terhitung otomatis.
5. Klik Ajukan Permintaan Dana. Catat nomor pengajuan yang muncul (SPD-XXXX).

🎫4. Permintaan Tiket Pesawat (TKT)

Menu: Tiket Pesawat — tiket dibeli langsung oleh perusahaan. Nomor otomatis: TKT-YYMM-XXXX

1. Buka menu Tiket Pesawat, isi nama penumpang, rute (kota asal & tujuan), tanggal, preferensi jam & maskapai, kelas, dan estimasi biaya.
2. Untuk pulang-pergi, pilih jenis perjalanan Pulang-Pergi dan isi tanggal pulang.
3. Klik submit. Alur approval sama seperti SPD (Leader → Project Admin → Manager).
4. Setelah disetujui, Admin/GA membelikan tiket dan mengupload E-Ticket ke sistem — Anda mendapat notifikasi dan bisa mendownloadnya dari Dashboard.

💰5. Permintaan Dana Umum (PDN)

Menu: Permintaan Dana — untuk pembelian barang, pembayaran vendor, dan kebutuhan operasional lainnya. Nomor otomatis: PDN-YYMM-XXXX

1. Buka menu Permintaan Dana. Data diri terisi otomatis.
2. Pilih Jenis Permintaan (mis. Pembelian Barang, Pembayaran Vendor, Sewa/Rental, Reimbursement Karyawan, dll — daftar ini dikelola Admin di Master Data, arahkan kursor ke pilihan untuk melihat penjelasannya).
3. Pilih Kategori lalu Sub Kategori (daftar menyesuaikan kategori terpilih).
4. Isi No. Referensi (PO/Invoice/Penawaran) jika ada, serta Customer/Project (opsional).
5. Vendor: pilih dari dropdown master vendor — nama, bank, no. rekening, dan atas nama terisi otomatis. Atau pilih "-- Input Manual --" untuk mengetik sendiri.
6. Isi Tanggal Dana Dibutuhkan dan Keperluan.
7. Isi Rincian Item: nama item, qty, harga satuan — jumlah & total terhitung otomatis. Klik Tambah Item untuk baris baru.
8. Upload Lampiran (invoice/PO/penawaran) — bisa lebih dari satu file (maks 10).
9. Klik Ajukan Permintaan Dana.

Memantau Status

Tabel Daftar Permintaan Dana di bawah form menampilkan semua pengajuan Anda beserta statusnya:

Pending Leader Waiting Advice Waiting Manager Waiting Finance Approved Rejected

Klik ikon mata (👁) untuk melihat detail lengkap termasuk riwayat approval dan lampiran.

📝6. Catatan Transaksi / Pengeluaran

Menu: Catatan Transaksi — buku catatan cepat agar pengeluaran tidak lupa diproses menjadi Permintaan Dana

Mencatat Pengeluaran

1. Klik Catat Transaksi.
2. Isi tanggal, deskripsi, dan nominal (wajib). Vendor, kategori, dan catatan opsional.
3. Upload Foto Bukti/Nota — bisa beberapa foto sekaligus (maks 10). Sangat praktis dilakukan dari HP langsung saat transaksi.
4. Simpan. Catatan berstatus Tercatat.

Menyalin ke Permintaan Dana

1. Centang satu atau beberapa catatan (total nominal terpilih tampil di atas tabel).
2. Klik "Salin ke Permintaan Dana" — Anda dibawa ke form Permintaan Dana yang sudah terisi otomatis: tiap catatan menjadi satu baris item, kategori/vendor/keperluan ikut tersalin.
3. Lengkapi jenis permintaan & tanggal dibutuhkan, lalu ajukan.
4. Setelah pengajuan terkirim, catatan otomatis berstatus Sudah Diproses beserta nomor PDN-nya.

👛7. Kas Kecil (Petty Cash)

Menu: Kas Kecil — untuk karyawan yang memegang dana float (petty cash) guna kebutuhan operasional sehari-hari

Berbeda dengan Permintaan Dana biasa (minta dana sebelum belanja), Kas Kecil bersifat sebaliknya: dana sudah ada di tangan Anda, dibelanjakan dulu untuk keperluan kecil sehari-hari, baru kemudian diajukan penggantiannya secara berkala ke Finance.

Sebagai Pemegang Kas (Custodian)

1. Buka menu Kas Kecil — kartu "Dana Kas Kecil Saya" menampilkan saldo saat ini dan saldo awal dana yang Anda pegang.
2. Setiap kali berbelanja, klik "Catat Pengeluaran" — Anda diarahkan ke Catatan Transaksi dengan kolom "Sumber Dana (Kas Kecil)" sudah terisi otomatis. Isi detail transaksi seperti biasa lalu simpan — saldo langsung berkurang saat itu juga.
3. Setelah beberapa pengeluaran terkumpul (mingguan/bulanan), klik "Ajukan Penggantian" — pilih pengeluaran mana saja yang mau diganti, lalu klik "Lanjut ke Permintaan Dana". Form Permintaan Dana otomatis terisi dengan jenis "Penggantian Petty Cash" dan ditandai sebagai top-up dana ini.
4. Ajukan seperti Permintaan Dana biasa (Leader → Project Admin → Manager → Finance). Begitu Finance transfer, saldo kas kecil Anda otomatis bertambah kembali.
5. Klik "Riwayat" kapan saja untuk melihat seluruh mutasi (pengeluaran dan penggantian) beserta saldo berjalan.

Voucher: Bukti Kas Keluar (BKK) & Bukti Kas Masuk (BKM)

• BKK (Bukti Kas Keluar) — setiap pengeluaran kas kecil otomatis mendapat nomor BKK-YYMM-XXXX (badge di tabel Catatan Transaksi). Klik ikon 🧾 pada baris pengeluaran untuk Cetak Voucher: berisi akun biaya (kode akun), nominal & terbilang, jurnal (Debit akun biaya / Kredit Kas Kecil), dan kolom tanda tangan (Pemegang Kas, Atasan/Finance, Penerima).
• BKM (Bukti Kas Masuk) — saat penggantian/top-up kas kecil disetujui & ditransfer Finance, sistem otomatis menerbitkan nomor BKM-YYMM-XXXX. Buka modal Riwayat dana kas kecil → pada baris penggantian, klik tombol cetak untuk voucher Bukti Kas Masuk: berisi ref. nomor Permintaan Dana, nominal & terbilang, jurnal (Debit Kas Kecil / Kredit Bank/Kas Perusahaan), dan kolom tanda tangan (Pemegang Kas, Finance, Manager).
• Kedua voucher siap dicetak/di-PDF sebagai lampiran arsip finance dan bukti audit. Format jurnalnya siap dibaca bagian pembukuan.

Sebagai Admin/Finance — Mengelola Dana Kas Kecil

1. Di bagian "Kelola Semua Dana Kas Kecil", klik "Tambah Dana Kas Kecil".
2. Isi nama dana, tentukan karyawan pemegang kas (custodian), dan saldo awal yang diserahkan.
3. Admin/Finance dapat melihat & mengelola semua dana kas kecil, termasuk yang bukan miliknya sendiri.
4. Di modal Riwayat, tersedia fitur Penyesuaian Saldo Manual untuk koreksi (mis. selisih hitung fisik) — isi nominal (boleh negatif) dan catatan.

🧾8. LPJ Perjalanan Dinas

Menu: Laporan Perjalanan — settlement dana setelah perjalanan selesai

1. Buka menu Laporan Perjalanan, pilih nomor SPD yang sudah Approved.
2. Isi realisasi biaya aktual per item (tanggal, kategori: Transportasi/Akomodasi/Uang Harian/Lainnya, jumlah).
3. Upload bukti transaksi (foto/PDF).
4. Sistem menghitung selisih otomatis: Sisa Dana (dikembalikan ke perusahaan) atau Kekurangan Dana (di-reimburse ke Anda).
5. Submit — laporan mengalir ke approval berjenjang hingga diverifikasi Finance (status Verified).

🧾9. LPJ Permintaan Dana

Wajib dibuat setelah dana permintaan (PDN) digunakan

1. Di menu Permintaan Dana, cari pengajuan berstatus Approved — akan muncul tombol "Buat LPJ".
2. Isi rincian realisasi biaya (tanggal, keterangan, jumlah). Klik Tambah Baris bila perlu.
3. Sistem menampilkan perbandingan: Total Dana Cair vs Total Realisasi → Sisa / Kekurangan Dana.
4. Upload Bukti Transaksi (wajib, bisa lebih dari satu file).
5. Submit — LPJ mengalir: Leader → Project Admin → Manager → Finance (verifikasi & penyelesaian selisih).

✅10. Panduan Approval (per Peran)

Item yang menunggu tindakan Anda muncul di Dashboard Admin (untuk SPD/Tiket/LPJ perjalanan) dan di tabel Permintaan Dana (untuk PDN & LPJ dana)

👤 Leader — Approval Tingkat 1

• Buka item berstatus Pending Leader → klik Approve.
• Review ringkasan pengajuan. Bila perlu, ubah nominal di bagian Revisi Biaya (misal memotong uang saku).
• Klik Setujui (lanjut ke Project Admin) atau Tolak (wajib isi alasan).

🔍 Project Admin — Advice Teknis

• Buka item berstatus Waiting Advice → klik Beri Advice.
• Untuk SPD: gunakan peta & kalkulasi jarak otomatis (klik Hitung Ulang) untuk menilai kewajaran biaya dan rekomendasi menginap.
• Untuk Permintaan Dana: tulis rekomendasi (kewajaran harga, alternatif vendor, dsb).
• Advice Anda akan dibaca Manager sebagai bahan keputusan. Kolom advice wajib diisi.

👔 Manager — Approval Final

• Buka item berstatus Waiting Manager → klik Approve Final. Advice Project Admin tampil di modal.
• Bisa juga approve langsung dari WhatsApp: balas (reply) pesan notifikasi dengan angka 1 (setuju) atau 2 (tolak).
• Manager juga berwenang membuka blokir pengajuan Suspended.

💳 Finance — Pencairan & Verifikasi

• Buka item berstatus Waiting Finance → klik Transfer. Lakukan transfer bank ke rekening tujuan yang tertera, lalu isi catatan transfer (no. referensi bank) dan konfirmasi. Status menjadi Approved dan pemohon mendapat notifikasi "Dana Cair".
• Untuk LPJ berstatus Waiting Finance → klik Verifikasi. Cek bukti transaksi, selesaikan selisih (terima refund / transfer reimburse), bisa revisi total realisasi, lalu klik Verifikasi & Selesaikan.

Delegasi (Leader/Manager)

Bila akan cuti/berhalangan, buka menu profil → Delegasi → tunjuk pengganti dan periode. Pengganti otomatis mendapat hak approval Anda selama periode tersebut dan diberi tahu via WhatsApp.

💬11. Fitur WhatsApp

Pastikan nomor HP Anda terdaftar benar di data karyawan

📊12. Monitoring & Export Excel

• Menu Monitoring — tabel semua pengajuan perjalanan (sesuai hak akses Anda) lengkap dengan status, riwayat revisi biaya per approver, dan status laporan. Klik baris untuk detail, atau cetak formulir pengajuan.
• Dashboard Admin — statistik bulanan, daftar menunggu approval per tahap, tiket pesawat, dan broadcast.
• Export Excel tersedia di: Monitoring (SPD), Tiket Pesawat, Permintaan Dana (tombol Excel di atas tabel daftar), dan Data Karyawan.

🗂️13. Master Data (khusus Admin)

Menu: Master Data dan Karyawan

Semua master data dikelola dalam satu halaman menggunakan tab di bagian atas — klik tab untuk berpindah antar jenis data (Customer, Project, Jenis Permintaan, Kategori Dana, Sub Kategori, Vendor).

Customer & Project

• Tambah customer dulu, lalu tambah project di bawah customer tersebut.
• Cost Center project terisi otomatis (format CC-xxx) — boleh diubah manual. Cost center ini yang muncul otomatis di form pengajuan.
• Mendukung Import Excel (unduh template dulu).

Jenis Permintaan

• Daftar pilihan yang muncul di dropdown "Jenis Permintaan" pada form Permintaan Dana (mis. Pembelian Barang, Pembayaran Vendor, Sewa/Rental, Uang Muka Kerja, Reimbursement Karyawan, dll).
• Tambah, edit, atau nonaktifkan sesuai kebutuhan. Setiap jenis bisa diberi deskripsi singkat yang tampil sebagai tooltip saat dipilih di form.
• Jenis yang sudah dipakai di pengajuan tidak bisa dihapus — nonaktifkan saja.

Kategori & Sub Kategori Permintaan Dana (Chart of Accounts Biaya)

• Kategori = Grup Biaya (mis. Perjalanan Dinas, HR & Kepegawaian) dengan Kategori Utama CAPEX / COGS / OPEX.
• Sub Kategori = Akun Biaya lengkap dengan Kode Akun (mis. 6301), Tipe Perilaku (Tetap/Variabel/Campuran), dan Deskripsi panduan input.
• Saat user memilih akun biaya di form Permintaan Dana, panduan inputnya tampil otomatis di bawah dropdown sebagai acuan.
• Kategori yang sudah terpakai di pengajuan tidak bisa dihapus — nonaktifkan saja agar tidak muncul di dropdown.

Vendor

• Simpan nama vendor beserta bank, no. rekening, dan atas nama — sekali isi, form Permintaan Dana bisa auto-fill rekening tujuan transfer.

Anggaran (Kontrol Plafon)

• Tetapkan batas belanja (plafon) per Departemen, per Project, atau per Kategori Dana untuk tahun tertentu (dikelola Admin/Finance).
• Saat mengajukan Permintaan Dana, sistem otomatis menghitung total realisasi + komitmen tahun berjalan pada sasaran itu. Bila pengajuan baru membuat total melebihi plafon, pengajuan otomatis ditolak dengan info sisa anggaran.
• Bila suatu sasaran tidak punya anggaran, pengajuan berjalan normal tanpa batas.

Karyawan

• Tambah karyawan: NIP terisi otomatis (format 666xxx, berurutan) — boleh diubah manual, tapi tidak boleh duplikat.
• Pilih role dengan benar karena menentukan hak akses. Pastikan no. HP benar agar notifikasi WA sampai.
• Fitur lain: import Excel, export, reset password, aktif/nonaktifkan user, dan chat WA personal.

Data Personalia & Dokumen (HRIS)

Form karyawan kini bertab: Akun & Role, Data Pribadi, Kepegawaian, dan Dokumen.

• Data Pribadi — tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, status perkawinan, alamat, KTP/NPWP, BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan, pendidikan, kontak darurat, dan rekening (untuk penggajian).
• Kepegawaian — tanggal masuk kerja, status (Tetap/Kontrak/Probation/Magang/Outsourcing), dan periode kontrak. Karyawan berstatus kontrak menampilkan kolom periode kontrak.
• Dokumen (muncul setelah karyawan tersimpan) — unggah kontrak, KTP, ijazah, sertifikat, dll, masing-masing bisa diberi masa berlaku.
• Pengingat otomatis — sistem mengirim WA/email ke karyawan & Admin H-30 sebelum kontrak atau dokumen berakhir. Di tabel karyawan, kontrak yang mendekati/melewati batas ditandai badge peringatan.

Import Personalia via Excel

• Klik Template untuk mengunduh format Excel yang sudah mencakup semua kolom personalia (data pribadi + kepegawaian), lalu isi dan klik Import Excel.
• Setiap baris dicocokkan lewat NIP (lalu Username): jika karyawan sudah ada → datanya diperbarui; jika belum ada → dibuat baru (untuk karyawan baru wajib isi Password & Role). Cocok untuk melengkapi data ratusan karyawan sekaligus.
• Format tanggal YYYY-MM-DD. Hasil import menampilkan ringkasan: berapa baru, berapa diperbarui, berapa dilewati.
• Dokumen (file) tidak bisa lewat Excel — unggah per karyawan di tab Dokumen.

Update Massal Data Karyawan (KTP, dll)

Untuk memperbarui banyak data sekaligus (mis. mengisi No. KTP, NPWP, BPJS, rekening, dll) tanpa membuka satu per satu:

• Klik Export Update Massal di halaman Karyawan — sistem mengunduh Excel berisi seluruh data karyawan saat ini dalam format import (kolom NIP sebagai kunci).
• Edit kolom yang ingin diperbarui (mis. isi KTP Number) di Excel, lalu klik Import Excel dan pilih file tersebut.
• Baris dicocokkan via NIP → data diperbarui (bukan dibuat baru). Kolom Password sengaja kosong pada file export, sehingga import tidak mengubah password siapa pun.
• Kosongkan sel yang tidak ingin diubah biarkan apa adanya; cukup ubah kolom yang perlu. Hasil import menampilkan ringkasan (berapa diperbarui).

Profil Karyawan (tampilan baca & cetak)

Untuk melihat data lengkap seorang karyawan tanpa masuk ke mode edit, cukup klik nama karyawan pada tabel — akan terbuka kartu profil yang rapi.

• Foto profil — tampil di kartu profil (bila belum ada, tampil inisial nama). Klik ikon kamera pada foto untuk mengunggah/mengganti foto.
• Data lengkap — identitas & akun, data pribadi, kepegawaian, rekening, dan daftar dokumen ditampilkan terkelompok dan mudah dibaca. Seksi yang datanya belum diisi otomatis disembunyikan.
• Cetak — tombol Cetak menghasilkan lembar profil yang siap dicetak/disimpan PDF.
• Edit — tombol Edit membuka form karyawan bila perlu mengubah data (hak akses sesuai role).

Profil Saya (untuk semua karyawan)

Menu Profil Saya tersedia untuk semua pengguna yang login (termasuk role Employee). Setiap karyawan hanya dapat melihat data & dokumennya sendiri — tidak bisa mengakses data karyawan lain.

• Lihat data pribadi — identitas, data pribadi, kepegawaian, rekening, dan dokumen milik sendiri, ditampilkan rapi dan siap dicetak (tombol Cetak).
• Foto profil — klik ikon kamera untuk mengunggah/mengganti foto sendiri.
• Unggah dokumen sendiri — klik Unggah pada bagian "Dokumen Saya" untuk menambah dokumen (mis. sertifikat, ijazah) beserta masa berlakunya. Untuk keamanan, penghapusan dokumen dilakukan oleh Admin/HR, bukan karyawan sendiri.
• Privasi terjaga — data diambil berdasarkan akun yang login; karyawan biasa tidak dapat membuka profil atau dokumen milik rekan lain (baik lewat aplikasi maupun akses langsung).

Cetak ID Card (Kartu Identitas)

Sistem dapat mencetak ID Card karyawan siap pakai (ukuran kartu portrait) — cocok dicetak lalu dilaminasi/dipasang di lanyard.

• Dari Data Karyawan — klik nama karyawan → pada kartu profil klik tombol ID Card (untuk Admin/HR mencetak kartu karyawan mana pun).
• Dari Profil Saya — setiap karyawan bisa mencetak ID Card miliknya sendiri lewat tombol ID Card.
• Isi kartu — logo/nama perusahaan mengikuti Identitas Perusahaan (menu Pengaturan), foto profil karyawan, nama, jabatan, dan NIP sebagai kode kartu (mis. 666xxx). Bila NIP belum diisi, dipakai kode cadangan EMP####.
• Jika foto belum diunggah, kartu menampilkan inisial nama sebagai pengganti. Unggah foto lewat ikon kamera di kartu profil agar hasil maksimal.
• Saat jendela cetak terbuka, pilih ukuran kertas/kartu sesuai kebutuhan atau simpan sebagai PDF. Pastikan popup diizinkan di browser.

ID Card Digital (dengan QR verifikasi)

Selain versi cetak, tersedia ID Card Digital — kartu yang tampil di layar (cocok disimpan di ponsel) lengkap dengan QR code untuk verifikasi keaslian.

• Membuka — klik tombol Digital pada kartu profil (Data Karyawan) atau di halaman Profil Saya.
• QR verifikasi — saat dipindai, QR membuka halaman verifikasi publik yang menampilkan foto, nama, NIP, jabatan, dan status (Aktif/Nonaktif) karyawan — untuk memastikan kartu asli. Tautannya memakai kode acak yang tidak bisa ditebak, sehingga data karyawan lain tetap aman.
• Unduh PNG — simpan kartu sebagai gambar untuk dibagikan atau disimpan di ponsel. Salin Link menyalin tautan verifikasi.
• Logo/nama perusahaan, foto, nama, jabatan, dan NIP mengikuti data sistem — sama seperti versi cetak.

📄14. Surat Tugas Digital

Menu: Surat Tugas (khusus Admin & Manager)

Fitur untuk membuat, mengelola, dan mencetak Surat Tugas resmi berkop perusahaan, lengkap dengan QR code verifikasi keaslian.

Membuat Surat Tugas

• Klik Buat Surat Tugas. Nomor surat terisi otomatis (format NNN/ST/BULAN-ROMAWI/TAHUN, mis. 001/ST/VII/2026) — boleh diubah manual, tapi tidak boleh duplikat.
• Pilih Penandatangan (pemberi tugas); jabatannya terisi otomatis dari data karyawan.
• Isi Perihal/Tugas, Tujuan/Lokasi, dan periode (tanggal mulai–selesai).
• Tambahkan karyawan yang ditugaskan (satu atau lebih) lewat dropdown — nama, NIP, dan jabatan terisi otomatis, dan masih bisa disunting.
• Status: Terbit (sah), Draft, atau Batal. Status tampil di halaman verifikasi.

Cetak & Verifikasi

• Tombol Cetak menghasilkan surat ukuran A4 dengan kop surat (logo, nama, alamat, telepon, email perusahaan dari Identitas Perusahaan), isi surat, dan blok tanda tangan.
• Di area tanda tangan terdapat QR code. Saat dipindai, terbuka halaman verifikasi publik berisi nomor surat, tanggal, tujuan, periode, penandatangan, daftar karyawan yang ditugaskan, dan status keabsahan surat.
• QR memakai kode acak yang tidak bisa ditebak. Surat berstatus Batal ditandai jelas (watermark "DIBATALKAN" saat dicetak dan badge merah di halaman verifikasi).
• Kelola surat lewat tombol Edit dan Hapus pada tabel.

Pilihan Template Surat

Saat membuat/mengedit surat, pilih Template Surat:

• Standar (internal) — surat tugas resmi berformat Indonesia dengan tabel No · Nama · NIP · Jabatan.
• SWO / Klien — format surat penunjukan untuk proyek/klien: menyebut Proyek (diambil dari kolom "Perihal"), menampilkan Nama & Alamat penandatangan (alamat mengikuti Identitas Perusahaan), tabel No · Nama · KTP, serta Tanggal dan Lokasi Kerja. Nomor surat bisa diketik manual (mis. SWO/R/26/07-001).
• Kolom KTP pada template SWO diambil otomatis dari data KTP karyawan (isi No. KTP di profil karyawan agar tampil); QR verifikasi tetap disertakan di blok tanda tangan.
• SWO – Rona Pranata (TTD) — sama seperti template SWO, tetapi penandatangan dan tanda tangannya tetap atas nama Rona Pranata (Project Manager) lengkap dengan gambar tanda tangan. Nomor surat dibuat otomatis berformat SWO/{Region}/{YY}/{MMDD}/{urut} (mis. SWO/16/26/0727/01), berurutan per Region & tahun. Isi Region (No.) pada form — terisi otomatis dari Departemen karyawan yang ditugaskan (mis. "Region 16 …" → 16), dan bisa diubah manual.

📦15. Inventaris Kantor

Menu: Inventaris Kantor — pencatatan aset perusahaan lengkap dengan mutasi, peminjaman, perawatan, depresiasi, dan pengajuan.

Halaman ini bertab: Inventaris · Kategori · Lokasi · Peminjaman · Mutasi · Maintenance · Depresiasi · Pengajuan.

Data Aset

• Klik Tambah Aset. Kode Aset otomatis mengikuti kode kategori sebagai prefix (mis. KOM-0001 untuk Komputer).
• Isi nama, kategori, merek/no. seri, tanggal & nilai perolehan, umur ekonomis, nilai residu, departemen, lokasi, penanggung jawab, kondisi, status, dan foto aset (opsional).
• Tombol Export Excel mengunduh seluruh daftar aset termasuk kolom depresiasi.

Kategori & Lokasi (master)

• Kategori: dilengkapi 10 kategori default (KOM, ELK, PRT, MBL, KDR, dst.). Kode kategori menjadi prefix Kode Aset.
• Lokasi: master lokasi kantor; dipakai sebagai dropdown pada Aset & Mutasi. Lokasi yang masih dipakai tidak bisa dihapus (nonaktifkan saja); mengganti nama lokasi otomatis menyinkronkan aset.

Peminjaman vs Mutasi

• Peminjaman — aset dipinjam sementara dan wajib kembali. Status aset menjadi Dipinjam; tombol Kembalikan mengembalikannya ke Aktif. Penanggung jawab di kartu aset tidak berubah.
• Mutasi — perpindahan permanen (ganti lokasi / penanggung jawab / departemen).

Maintenance, Depresiasi & Pengajuan

• Maintenance — catat servis rutin/perbaikan, biaya, vendor, dan jadwal berikutnya.
• Depresiasi — dihitung otomatis (garis lurus): penyusutan/tahun, akumulasi, dan nilai buku.
• Pengajuan & Persetujuan — ajukan Pengadaan / Peminjaman / Perbaikan / Penghapusan. Disetujui/ditolak oleh Manager atau Admin (1 tahap).

Alur per Peran

🎓16. E-Learning

Menu: E-Learning — pembelajaran mandiri: Pre-Test → Materi → Post-Test.

Bagi Peserta (semua karyawan)

1. Buka tab Modul Saya, pilih modul, klik Mulai Belajar.
2. Kerjakan Pre-Test → baca Materi → kerjakan Post-Test.
3. Nilai dihitung otomatis; ada pembahasan jawaban dan status LULUS/BELUM sesuai ambang tiap modul.

Bagi Admin / Manager (Kelola Modul)

• Buat modul: judul, deskripsi, ambang lulus, dan materi — bisa diketik atau diunggah PDF/DOCX (PDF tampil embed; DOCX dikonversi agar terbaca inline).
• Kelola bank soal pilihan ganda (Pre & Post). Import soal via Excel (template disediakan) dan Export bank soal.
• Tab Rekap Nilai: bandingkan Pre vs Post; export Excel & PDF.

Alur per Peran

📝17. Laporan Kegiatan

Menu: Laporan Kegiatan — catatan aktivitas kerja harian.

• Klik Tambah Kegiatan: tanggal, judul, uraian, Proyek & Departemen (dropdown Master Data), jam mulai–selesai (durasi dihitung otomatis), status, dan lampiran (foto/PDF, opsional).
• Karyawan melihat kegiatannya sendiri; Admin/Manager melihat semua + filter (tanggal, proyek, departemen, karyawan) dan Export Excel/PDF.

Alur per Peran

🕐18. Kehadiran (Absensi & Shift)

Menu: Kehadiran — bertab: Check-in · Absensi & Rekap · Cuti/Izin · Jadwal & Shift · Lokasi & Libur.

Check-in / Check-out (dari HP)

1. Di tab Check-in, klik Buka Kamera lalu Ambil Foto (selfie opsional), kemudian Check In Sekarang. Sistem merekam lokasi GPS dan jarak ke kantor terdekat.
2. Status Hadir/Terlambat ditentukan otomatis dari jadwal shift + toleransi.
3. Saat pulang, klik Check Out — jam kerja & lembur dihitung otomatis.

Absensi & Rekap

• Tabel kehadiran dengan filter (tanggal, karyawan, departemen, status).
• Rekap otomatis termasuk Alpha (hari kerja lampau tanpa catatan) dan menghitung total jam kerja & lembur. Export Excel & PDF.

Jadwal & Shift, Lokasi & Libur (Admin/Manager)

• Master Shift (Pagi/Siang/Malam/Libur) + toleransi keterlambatan; atur shift default per karyawan dan override jadwal per tanggal.
• Lokasi Kantor (untuk info jarak check-in — tombol "Pakai lokasi saya") dan daftar Hari Libur (agar tidak dihitung Alpha).

Alur per Peran

🌴19. Cuti / Izin (Pengajuan & Persetujuan)

Menu: Kehadiran → tab Cuti/Izin.

• Karyawan klik Ajukan Cuti/Izin: pilih jenis (Izin/Cuti/Sakit), rentang tanggal, alasan, dan lampiran (mis. surat dokter, opsional). Status Pending; bisa dibatalkan selama masih Pending.
• Manager/Admin menyetujui/menolak (1 tahap). Saat disetujui, tanggal-tanggal itu otomatis tertandai di absensi (Izin/Cuti/Sakit) sehingga tidak dihitung Alpha.

Alur per Peran

🖋️20. Tanda Tangan Elektronik (QR) & Cetak Dokumen

Dokumen resmi bisa dicetak dan bertanda tangan elektronik yang dapat diverifikasi.

Cetak dokumen

• Permintaan Dana — tombol Cetak pada tabel Monitoring → tab Permintaan Dana, dan di dalam modal Detail. Menghasilkan "Bukti Permintaan Dana" (identitas, vendor, rincian item, total, terbilang, realisasi LPJ bila ada).
• SPD/Perjalanan Dinas dan Kas Kecil (Bukti Kas Keluar) — juga dapat dicetak; Surat Tugas lihat §14.

Tanda tangan berupa QR

• Pada blok tanda tangan, tahap yang sudah disetujui terisi QR + "Ditandatangani secara elektronik" + nama + tanggal. Tahap yang belum disetujui tetap kosong.
• Pindai QR untuk membuka halaman verifikasi keaslian (nomor, pemohon, total, status, dan tahapan approval) langsung dari database.

Alur per Peran

⚙️21. Pengaturan (khusus Admin)

Semua pengaturan berada dalam satu halaman dengan tab di bagian atas: Perusahaan, Rute Approval, WhatsApp, Email (SMTP), Hak Akses, Pemeliharaan, dan Audit Log.

• Identitas Perusahaan — nama, alamat, logo (tampil di aplikasi & cetakan formulir). Termasuk Judul Sidebar (Nama Aplikasi) dan Subjudul Sidebar — mengatur dua baris teks di header sidebar (default "SPD Pro"; subjudul kosong memakai Nama Perusahaan).
• Koneksi WhatsApp — scan QR code untuk menghubungkan nomor WA sistem. Bila notifikasi berhenti, cek status di sini dan scan ulang bila perlu.
• Rute Approval — atur alur approval khusus per modul (SPD, Tiket, Permintaan Dana, LPJ) dan per departemen: tentukan step, nama status, dan approver (berdasarkan Role, Jabatan, atau User tertentu). Tanpa rute khusus, sistem memakai alur default.
• Manajemen Hak Akses (RBAC) — matriks centang untuk mengatur menu apa saja yang bisa diakses tiap role, plus tambah/hapus role custom. Role bawaan sistem tidak bisa dihapus, dan Admin selalu memiliki akses penuh. Perubahan berlaku saat user login/refresh berikutnya.
• Broadcast WA — kirim pengumuman massal dengan filter departemen/project.
• Audit Log — riwayat semua aktivitas (siapa, kapan, apa yang diubah).
• Backup & Restore — unduh backup database secara berkala dan simpan di tempat aman.

❓22. FAQ — Pertanyaan Umum

Pengajuan saya berstatus "Suspended", kenapa?

Anda memiliki 3+ pengajuan yang dananya sudah cair tapi LPJ-nya belum diverifikasi. Selesaikan LPJ yang tertunggak, lalu minta Manager membuka blokir.

Pengajuan saya ditolak, apa yang harus dilakukan?

Baca alasan penolakan (di notifikasi WA atau detail pengajuan), perbaiki, lalu buat pengajuan baru.

Kenapa nominal yang disetujui berbeda dari yang saya ajukan?

Leader/Project Admin/Manager berhak merevisi biaya. Riwayat revisi per approver bisa dilihat di detail pengajuan/monitoring.

Saya tidak menerima notifikasi WhatsApp.

Pastikan no. HP Anda benar di data karyawan (hubungi Admin), dan koneksi WA sistem aktif (Admin: menu Pengaturan).

Bisakah upload lebih dari satu bukti/lampiran?

Bisa — lampiran Permintaan Dana, bukti LPJ dana, dan foto nota Catatan Transaksi semuanya mendukung banyak file (maks 10). Tahan Ctrl saat memilih file, atau pilih beberapa foto sekaligus di HP.

Bagaimana jika approver sedang cuti?

Approver dapat mengatur Delegasi ke pengganti untuk periode tertentu. Pengganti otomatis mendapat hak approval.

Apa bedanya Catatan Transaksi dengan Permintaan Dana?

Catatan Transaksi hanyalah pencatatan pribadi (tidak masuk proses approval) supaya tidak lupa. Permintaan Dana adalah proses resmi ber-approval. Gunakan tombol "Salin ke Permintaan Dana" untuk mengubah catatan menjadi pengajuan resmi.

Apa bedanya Kas Kecil dengan Permintaan Dana biasa?

Permintaan Dana biasa: minta dana sebelum belanja, lalu tunggu approval & transfer. Kas Kecil: dana sudah di tangan Anda (float), dibelanjakan dulu untuk keperluan kecil, baru diajukan penggantiannya secara berkala. Menu Kas Kecil menghubungkan keduanya secara otomatis — pengeluaran dicatat lewat Catatan Transaksi, lalu dikonversi menjadi Permintaan Dana bertipe "Penggantian Petty Cash".

Kenapa saya tidak melihat menu Kas Kecil?

Menu ini tunduk pada RBAC (lihat §21 Pengaturan → Hak Akses). Jika tersembunyi, minta Admin mengaktifkannya untuk role Anda. Jika sudah muncul tapi kartu "Dana Kas Kecil Saya" kosong, berarti Anda belum ditunjuk sebagai pemegang (custodian) dana manapun — hubungi Admin/Finance.

Menu di samping kini berkelompok — bagaimana memakainya?

Menu sidebar dikelompokkan (Permintaan & Dana, Analitik, Kepegawaian, Aset & Dokumen, Pengaturan). Klik judul grup untuk menciutkan/membukanya; pilihan Anda tersimpan. Grup yang seluruh isinya tidak boleh diakses role Anda akan tersembunyi otomatis.

Kamera untuk selfie check-in tidak muncul.

Fitur kamera (dan GPS) hanya aktif bila aplikasi dibuka lewat HTTPS — gunakan alamat resmi perusahaan, bukan IP lokal biasa. Saat pertama kali, tekan Allow/Izinkan pada permintaan akses kamera & lokasi. Jika masih gagal, tersedia opsi "Dari File" untuk mengunggah foto.

Bagaimana memverifikasi keaslian dokumen ber-QR?

Pindai QR pada blok tanda tangan menggunakan kamera HP. Akan terbuka halaman verifikasi resmi yang menampilkan data dan status persetujuan dokumen langsung dari sistem. QR memakai kode acak yang tidak bisa ditebak.